Pubblicato il 13/06/2025

N. 11622/2025 REG.PROV.COLL.

N. 03520/2025 REG.RIC.

REPUBBLICA ITALIANA

IN NOME DEL POPOLO ITALIANO

Il Tribunale Amministrativo Regionale per il Lazio

(Sezione Quarta)

ha pronunciato la presente

SENTENZA

sul ricorso numero di registro generale 3520 del 2025, proposto da Gruppo Samir Global Service s.r.l., in persona del legale rappresentante pro tempore , rappresentato e difeso dall'avvocato Luca Tozzi, con domicilio fisico eletto presso il suo studio in Napoli, via Toledo 323 e con domicilio PEC come da registri di Giustizia;

contro

Ministero dell'Economia e delle Finanze e Guardia di Finanza - Comando Generale, in persona dei rispettivi legali rappresentanti pro tempore , rappresentati e difesi dall'Avvocatura Generale dello Stato, con domicilio fisico ex lege in Roma, via dei Portoghesi, 12 e domicilio digitale come da PEC da Registri di Giustizia;

nei confronti

Consorzio Romeo Facility Service, in persona del legale rappresentante pro tempore , rappresentato e difeso dall'avvocato Giovanni Marasca, con domicilio digitale come da PEC da Registri di Giustizia;

per l'annullamento:

- del provvedimento prot. n. 0040660/2025 del 10 marzo 2025 che ha negato l’accesso agli atti richiesto con nota prot. n.166/IS dell’11 febbraio 2025;

per l’accertamento:

- del diritto d’accesso della ricorrente e per l’emanazione dell’ordine di esibizione e di rilascio dei documenti richiesti ai sensi dell’art. 116, comma 4, cod. proc. amm.;

Visti il ricorso e i relativi allegati;

Visti gli atti di costituzione in giudizio del Consorzio Romeo Facility Service, del Ministero dell'Economia e delle Finanze e della Guardia di Finanza - Comando Generale;

Visti tutti gli atti della causa;

Visto l’articolo 116 cod. proc. amm.;

Relatrice nella camera di consiglio del giorno 11 giugno 2025 la dott.ssa Marianna Scali e uditi per le parti i difensori come specificato nel verbale;

Ritenuto e considerato in fatto e diritto quanto segue.

FATTO e DIRITTO

1. In ordine ai fatti di causa occorre premettere quanto segue.

Con istanza di accesso agli atti dell’11 febbraio 2025, il Gruppo Samir Global Service s.r.l. ha presentato alla Guardia di Finanza (Reparto TLA Istituti di istruzione) un’istanza di accesso agli atti riguardante la documentazione afferente i pagamenti eseguiti dalla Guardia di Finanza in favore del Consorzio Romeo Facility Services, nell’ambito dell’ordinativo principale di fornitura n. 197141 del 26 novembre 2010, in relazione al servizio di pulizia prestato dalla ricorrente, consorziata, nel periodo 1° luglio 2013 – 31 agosto 2013; così da poter far “ valere in un successivo giudizio civile le proprie pretese creditorie nei confronti di detto Consorzi o”.

Con provvedimento prot. n. 0040660/2025 del 10 marzo 2025 il predetto reparto della Guardia di Finanza ha rigettato la richiesta di accesso sul rilievo che la “ richiesta concerne atti che, come ben noto, rientrano nell’obbligo di conservazione decennale dei documenti e che - essendo risalenti all’anno 2013 - sono stati oggetto di apposito scarto di archivio e successiva distruzione ”.

Con ricorso ex art. 116 cod.proc.amm. la società Gruppo Samir Global Service s.r.l., nel formulare le domande in epigrafe, ha dedotto l’illegittimità del diniego di accesso per asserita violazione degli artt. 22 e 24. della l. n. 241/1990, nonché per vizi di eccesso di potere e difetto di motivazione sotto diversi profili.

2. L’Amministrazione ed il Consorzio Romeo Facility si sono costituiti in giudizio per resistere al gravame.

3. All’esito della camera di consiglio dell’11 giugno 2025 la causa è stata trattenuta in decisione.

4. Il ricorso è infondato.

4.1. Va anzitutto osservato che l’Amministrazione, nelle proprie memorie difensive, dopo aver rimarcato che la normativa riguardante la conservazione della documentazione inerente la “contrattualistica e forniture”, contenuta nella Circolare n. 4767/INCC del 4 luglio 2018 del Comando Generale della Guardia recante il “ Titolario e Massimario – Piano di classificazione degli atti d’archivio ” (che disciplina le previste mansioni per la conservazione della documentazione nell’ambito del Corpo della Guardia di Finanza) prevede, in linea con l’articolo 2220 c.c., un regime decennale di conservazione della documentazione in discussione, ha dato evidenza della procedura seguita per procedere alla materiale distruzione dei documenti di cui parte ricorrente richiede l’accesso.

Si fa riferimento, in particolare, a quanto affermato a pagina 4 della memoria difensiva dell’Amministrazione nella quale si legge quanto segue: « Il Reparto T.L.A. degli Istituti di Istruzione della Guardia di Finanza, tramite apposita Commissione di Scarto di Archivio, formalmente nominata con Determina n. 75056 in data 25 maggio 2023, verbalizzava, in data 7 giugno 2024, il controllo degli atti preposti per lo scarto di archivio (e la successiva distruzione), elencando complessivamente i documenti (tra cui le fatture oggetto di richiesta e connessi atti amministrativi) per cui si proponeva il medesimo, attestando la riconducibilità degli stessi a quelli previsti nel predetto Massimario (All. 6).

Pertanto come da menzionata Circolare n. 98444/13 del Corpo e secondo quanto previsto al punto 4 della stessa, la Commissione procedeva quindi ritualmente ad interessare il Ministero della Cultura – Direzione Generale Archivi per la valutazione della proposta di scarto e per la prevista approvazione della medesima (All. 7 ).

Successivamente, in data 26 agosto 2024, il predetto Dicastero trasmetteva in allegato l’elenco approvato ai sensi dell’art. 6 del D.P.R. 37/2001, chiedendo ulteriormente una successiva assicurazione per l’avvenuta distruzione, come ritualmente previsto al punto 6 della sopra richiamata circolare del Corpo (All. 8 ).

A fronte di ciò, con i due rispettivi verbali in data 21 novembre 2024 (All. 9) e 26 novembre 2024 (All. 10) - sottoscritti a fronte del “nulla osta” trasmesso dal menzionato Dicastero - i militari verbalizzanti procedevano a consegnare il materiale da scartare ad apposita ditta incaricata la quale, in seguito, rilasciava apposita documentazione probatoria dell’avvenuta distruzione (All. 11).

Infine, a chiusura del richiamato iter amministrativo, l’Ente comunicava al Ministero della Cultura l'avvenuto scarto di archivio, operato secondo la normativa vigente, allegando, contestualmente, i relativi verbali di distruzione (All. 12) » .

4.2. Il Collegio ritiene che gli elementi forniti in giudizio dall’Amministrazione siano idonei a dimostrare il venir meno dell’obbligo di conservazione e l’indisponibilità della documentazione richiesta e dunque l’oggettiva impossibilità di soddisfare l’istanza di accesso agli atti in discussione.

Ne deriva l’infondatezza della pretesa ostensiva, in quanto, ai sensi dell’art. 22, comma 6, l. n. 241 del 1990, il diritto di accesso è esercitabile solo sino a che l’Amministrazione ha l’obbligo di conservare il documento.

Supporta la conclusione di infondatezza del ricorso il prevalente orientamento della giurisprudenza amministrativa, il quale, con principi applicabili al caso di specie, ha avuto modo di chiarire quanto segue:

“ Il diritto di accesso trova un limite materiale e giuridico nella disponibilità che l’Amministrazione abbia della documentazione di cui si chiede l’ostensione. La possibilità di acquisire i documenti, com’è ovvio, postula la materiale detenzione dell’Amministrazione cui è rivolta l’istanza. Tale presupposto va acquisito in termini di fatto costitutivo della pretesa ostensiva, pertanto, la sua dimostrazione grava sulla parte che intenda far valere il diritto, la quale può assolvervi anche attraverso presunzioni ovvero in via indiziaria ma non tramite mere supposizioni. In assenza di prova della effettiva esistenza e disponibilità della documentazione richiesta, non è possibile ingiungere a un’amministrazione di consentire l’accesso ad alcunché, perché si tratterebbe di ordine che risulterebbe per definizione insuscettibile di essere eseguito. Al cospetto di una dichiarazione espressa dell’amministrazione di inesistenza di un determinato atto, non vi sono margini per ordinare l’accesso, rischiandosi altrimenti una statuizione impossibile da eseguire per mancanza del suo oggetto, che si profilerebbe, dunque, come inutiliter data ” (Cons. Stato, sentenza n. 9622 del 2023);

- “ Ove l’amministrazione dichiari di non detenere il documento, assumendosi la responsabilità della veridicità della sua affermazione, non sarà possibile l’esercizio dell’accesso. Al cospetto di una dichiarazione espressa dell’amministrazione di inesistenza di un determinato atto, non vi sono margini per ordinare l’accesso, rischiandosi altrimenti una statuizione impossibile da eseguire per mancanza del suo oggetto, che si profilerebbe, dunque, come inutiliter data. Il diritto di accesso trova un limite (che è ad un tempo di ordine materiale e di ordine giuridico) nella disponibilità che l’Amministrazione abbia della documentazione di cui si chiede l’ostensione. La possibilità di acquisire (anche tramite visione od estrazione di copia) i documenti postula la materiale detenzione dell’Amministrazione cui è rivolta l’istanza. In assenza di prova della effettiva esistenza e disponibilità della documentazione richiesta, non è possibile erogare una ingiunzione alla relativa ostensione, che risulterebbe per definizione (cioè: ex ante ed in abstracto) insuscettibile di essere eseguita ”) (Cons. Stato, n. 7787 del 2023).

4.3. Quanto appena esposto non è inficiato dal rilievo, su cui insiste la difesa di parte ricorrente, che l’Amministrazione, solo in sede di memorie difensive, ha indicato, in modo puntuale, i riferimenti normativi riguardanti il regime di conservazione dei documenti amministrativi oggetto del contendere e illustrato nel dettaglio la procedura seguita per procedere alla loro distruzione materiale, così fornendo – a dire di parte ricorrente – un’inammissibile motivazione postuma.

In senso contrario alla validità della prospettazione attorea, va osservato quanto segue.

Anzitutto, si deve rimarcare che, nel caso di specie, la materiale inesistenza del documento ed il venir meno dell’obbligo giuridico di conservazione era già stato affermato nel provvedimento di diniego. Le specificazioni contenute nelle memorie difensive dell’Amministrazione in ordine al regime giuridico di conservazione e di distruzione dei documenti in questione e l’istruttoria volta per dar riscontro all’istanza di accesso non rappresentano dunque una “nuova” motivazione, ma solo una specificazione di quella già contenuta nel provvedimento di diniego. Si è fuori, dunque, dall’ambito di applicazione del divieto di motivazione postuma.

A prescindere da ciò – in senso dirimente in ordine alla non necessità di una riedizione del potere amministrativo – valgano le seguenti ulteriori considerazioni:

- una volta che l’Amministrazione ha dimostrato l’impossibilità di ostendere la documentazione richiesta, parte ricorrente non può avere alcun interesse all’annullamento del provvedimento impugnato, essendogli precluso l’ottenimento del bene della vita per cui è causa;

- il giudizio dell’accesso, come noto, non si configura come mero giudizio impugnatorio, ma come giudizio di accertamento pieno, nel quale il giudice amministrativo può valutare la fondatezza della pretesa ostensiva ed ordinare un facere specifico all’Amministrazione.

Orbene, nel caso di specie, parte ricorrente non ha fornito alcun elemento concreto idoneo a smentire la conclusione dell’Amministrazione in merito alla materiale inesistenza della documentazione richiesta; di talché il Collegio, conformemente ai poteri tipici del rito, può dichiara l’infondatezza della pretesa di accesso, alla luce di quanto osservato in fatto e in diritto, rispettivamente, ai paragrafi 4.1. e 4.2 del presente provvedimento.

5. In conclusione, quindi, il ricorso deve essere respinto siccome destituito di fondamento.

6. Sussistono giusti motivi per disporre tra le parti la compensazione delle spese del giudizio.

P.Q.M.

Il Tribunale Amministrativo Regionale per il Lazio (Sezione Quarta), definitivamente pronunciando sul ricorso, come in epigrafe proposto, lo respinge.

Spese compensate.

Ordina che la presente sentenza sia eseguita dall'autorità amministrativa.

Così deciso in Roma nella camera di consiglio del giorno 11 giugno 2025 con l'intervento dei magistrati:

Francesco Mele, Presidente

Marianna Scali, Primo Referendario, Estensore

Giulia La Malfa, Referendario

L'ESTENSORE	IL PRESIDENTE
Marianna Scali	Francesco Mele

IL SEGRETARIO