Pubblicato il 11/12/2025

N. 01158/2025 REG.PROV.COLL.

N. 00888/2025 REG.RIC.

REPUBBLICA ITALIANA

IN NOME DEL POPOLO ITALIANO

Il Tribunale Amministrativo Regionale per la Sardegna

(Sezione Prima)

ha pronunciato la presente

SENTENZA

sul ricorso numero di registro generale 888 del 2025, proposto da -OMISSIS-, rappresentato e difeso dagli avvocati Giorgio Carta e Giovanni Carta, con domicilio digitale come da PEC da Registri di Giustizia;

contro

Ministero della Giustizia, in persona del legale rappresentante pro tempore, rappresentato e difeso dall'Avvocatura Distrettuale dello Stato di Cagliari, domiciliataria ex lege in Cagliari, via Nuoro n. 50;

nei confronti

-OMISSIS-, non costituito in giudizio;

per l'annullamento

della determinazione del -OMISSIS-, notificata il -OMISSIS-, con la quale il Direttore Amministrativo ( recte : Dirigente di Istituto penitenziario – Direttore della Casa di Reclusione “-OMISSIS-” – -OMISSIS- ha accolto solo parzialmente l’istanza di accesso agli atti;

di tutti gli atti presupposti, connessi o conseguenti;

Visti il ricorso e i relativi allegati;

Visto l'atto di costituzione in giudizio del Ministero della Giustizia;

Visti tutti gli atti della causa;

Relatore nella camera di consiglio del giorno 10 dicembre 2025 il dott. ER IX e uditi per le parti i difensori come specificato nel verbale;

Ritenuto e considerato in fatto e diritto quanto segue.

FATTO

1. Con il ricorso in epigrafe, l’Assistente Capo Coordinatore (ruolo agenti e assistenti) del Corpo della Polizia penitenziaria -OMISSIS- ha adito l’intestato Tribunale al fine di ottenere l’annullamento della determinazione del -OMISSIS-, notificata il -OMISSIS-, con la quale il Direttore Amministrativo ( recte : Direttore) della Casa di Reclusione “-OMISSIS-” di -OMISSIS- ha accolto solo parzialmente l’istanza di accesso agli atti inoltrata dallo stesso in data 14 luglio 2025.

2. Espone il ricorrente di prestare servizio presso la Casa di Reclusione “-OMISSIS-” di -OMISSIS-.

3. Con Ordine di Servizio n. -OMISSIS-, la dirigente dell’Istituto indiceva un interpello generale per ricoprire i posti di servizio soggetti a rotazione per l’anno 2025.

4. Il ricorrente presentava domanda di partecipazione risultando primo in graduatoria per i seguenti posti: Ufficio servizi di polizia penitenziaria; Coordinatore attività trattamentali; Ufficio matricola; Coordinatore della cucina dei detenuti; Coordinatore casellario detenuti; Coordinatore sopravvitto; mentre si collocava al secondo posto per il reparto Nucleo traduzioni e piantonamenti detenuti.

5. All’esito di tali posizionamenti, l’esponente comunicava la propria opzione per l’Ufficio servizi di Polizia Penitenziaria, così rinunciando a tutti gli altri reparti.

6. Conformemente a quanto disposto dall’ordine di servizio n. -OMISSIS-, il ricorrente effettuava un periodo di prova di tre mesi presso l’Ufficio opzionato all’esito del quale, tuttavia, con la determinazione del -OMISSIS-, veniva considerato non idoneo allo svolgimento del servizio presso l’Ufficio servizi.

7. Successivamente, in data 15 luglio 2025, al ricorrente veniva notificato l’ordine di servizio n. -OMISSIS-, con il quale il Direttore disponeva lo scorrimento della graduatoria degli aspiranti all’Ufficio Servizi, avverso il quale l’odierno esponente proponeva apposito gravame.

8. Al contempo, il ricorrente esercitava, in data 14 luglio, apposito diritto di accesso agli atti del procedimento.

9. In data -OMISSIS-, l’Amministrazione resistente accoglieva solo parzialmente l’istanza di accesso del ricorrente, rigettando, per converso, la richiesta di accesso relativa alla relazione del Responsabile dell’Area, in quanto atto endoprocedimentale e dunque non idoneo in via autonoma a ledere la posizione giuridico soggettiva vantata dal dipendente e quella relativa alle interlocuzioni tra l’istante e l’Amministrazione precedenti l’assegnazione del dipendente all’Ufficio e ad ogni atto non espressamente indicato, rilevando che sarebbe “accessibile solo la documentazione esistente e oggetto di specifica individuazione da parte del soggetto dell’istante”.

10. Avverso tale determinazione è insorta parte ricorrente che rappresenta di essere pienamente legittimata a visionare i documenti amministrativi richiesti, attesa l’esigenza di verificare la fondatezza delle motivazioni addotte dall’Amministrazione alla base dell’esclusione del medesimo dall’assegnazione presso l’ufficio servizi di polizia penitenziaria e a controllare l’operato tenuto dalla stessa nell’ambito della procedura di interpello.

11. Precisa parte ricorrente che l’istanza attiene ad un quid già precostituito, senza che la pretesa di esibizione degli atti abbia ad oggetto il confezionamento di una documentazione prima inesistente, in quanto intende accedere alla relazione del Comandante del Reparto e agli atti formati successivamente all’approvazione delle graduatorie di merito dell’interpello per le cariche fisse per l’anno 2025, comprese le interlocuzioni tra lo scrivente e l’Amministrazione prima dell’assegnazione dello scrivente presso l’Ufficio servizi agenti, nonché ogni altro eventuale atto non espressamente indicato nella determinazione in riferimento (compresi gli eventuali appunti e/o pareri resi da autorità diverse da quelle formalmente indicate nella stessa) o, in subordine, l’espressa indicazione circa l’assenza di detti atti.

12. Si è costituita in giudizio il Ministero della Giustizia, che ha evidenziato di aver depositato tutti gli atti del procedimento, e in particolare la relazione del Comandante del Reparto inerente alla valutazione del periodo di prova presso l’Ufficio “servizi” e ha instato per la declaratoria di sopravvenuta carenza d’interesse o di cessata materia del contendere.

13. In vista dell’udienza camerale parte ricorrente ha rappresentato come, nel caso di specie, quantomeno in merito alle “interlocuzioni” in questione, non possa essere dichiarata cessata la materia del contendere, atteso che persisterebbe ancora l’illegittimo rigetto dell’Amministrazione in merito ad alcuni atti legittimamente chiesti dal ricorrente.

14. La causa è stata trattenuta in decisione all’udienza camerale del 10 dicembre 2025.

DIRITTO

1. Il Collegio evidenzia, in primo luogo, come l’intervenuto deposito (cfr. allegato 11 delle produzioni dell’amministrazione) della relazione di fine trimestre predisposta dal Comandante del reparto in data 16.6.2025 determini, avuto riguardo a tale punto dell’istanza di accesso agli atti, la cessazione della materia del contendere.

2. Per ciò che concerne la restante parte di gravame, atteso che parte resistente aveva, già in sede di emanazione del provvedimento contestato, accolto la richiesta di accesso nella parte concernente gli atti formati successivamente all’approvazione delle graduatorie di merito e, segnatamente, gli ordini di servizio di inserimento e di rimozione del dipendente istante dall’Ufficio Servizi, risulterebbe inevasa, in tesi, soltanto la richiesta ostensione di non meglio precisate “interlocuzioni” precedenti all’assegnazione del ricorrente all’ufficio Servizi, nonché di “ ogni altro eventuale atto ”.

2.1. Il Collegio osserva come tale residua domanda si riveli infondata.

2.1.1. Va, infatti, osservato come, da un lato, l’amministrazione resistente abbia affermato “ di aver depositato tutti gli atti del procedimento amministrativo esitato nel provvedimento con cui il ricorrente è stato ordinato per la restituzione al servizio a turno ” e, dall’altra, il ricorrente sia venuto meno al proprio onere di indicare una specifica documentazione in possesso dell'Amministrazione (indicata in modo sufficientemente preciso e circoscritto).

2.1.2. Avuto riguardo alla prima circostanza, se è vero che, in linea di principio, l'obbligo di attestare l'inesistenza della documentazione va assolto a cura del responsabile dell'Ufficio in sede amministrativa e non mediante integrazioni della motivazione in sede giudiziale (Consiglio di Stato, sez. VII, 30 maggio 2022, n. 4354), nel caso di specie ritiene il Collegio che quanto evidenziato in sede processuale, con affermazioni imputabili all'amministrazione resistente e con conseguente piena assunzione di responsabilità (cfr. T.A.R. Campania - Salerno, Sez. I, Sent., 08/11/2025, n. 1821) rappresenti elemento idoneo a far presumere l'inesistenza di ulteriore documentazione oltre a quella esibita dal Ministero. E del resto, alla luce del principio " ad impossibilia nemo tenetur ", anche l'eventuale ordine del giudice alla p.a. di esibire atti e documenti non può riguardare, per evidenti ragioni di buon senso, se non documenti esistenti e non anche quelli non più esistenti o mai formati, ove la p.a. dichiari di non detenere tali documenti, assumendosi la responsabilità della veridicità delle sue affermazioni (conf. Consiglio di Stato, sez. V, n. 7787 del 2023, specie là dove si afferma che “il diritto di accesso trova un limite (che è ad un tempo di ordine materiale e di ordine giuridico) nella disponibilità che l’Amministrazione abbia della documentazione di cui si chiede l’ostensione…”- CdS, sez. IV, n. 2142 del 2020 e sez. V, n. 5483 del 2013; conf. TAR Abruzzo – Pescara, n. 426 del 2021). Alla luce del richiamato principio “ad impossibilia nemo tenetur”, anche nei procedimenti d'accesso ai documenti amministrativi l’esercizio del relativo diritto o l'ordine d'esibizione impartito dal giudice non può riguardare, secondo logica, se non i documenti esistenti, e non anche quelli non più esistenti o mai formati ( così TAR Sardegna, I, n. 949/2023).

In definitiva, in questo contesto non appare consentito al giudice – per evidenti motivi di ragionevolezza – imporre l’esibizione di atti e documenti di cui la p.a. dichiari, sulla base di circostanze oggettive e specifiche e, lo si ripete, sotto la propria responsabilità, di non essere in possesso.

2.1.3. Con riferimento al secondo profilo, è consolidato in giurisprudenza l’approdo ermeneutico in base al quale l’istanza d’accesso non può riguardare dati e informazioni generiche relativi ad un complesso non individuato di atti di cui non si conosce neppure con certezza la consistenza, il contenuto e finanche la effettiva sussistenza, in quanto, una tale richiesta assumerebbe un sostanziale carattere di natura meramente esplorativa.

Si è, infatti, osservato che se, in linea di principio, non si può pretendere che l'istante in sede di accesso agli atti indichi specifici dati (quali il numero di protocollo e la data di formazione di un atto), dall’altra parte, l'Amministrazione, in detta sede, è tenuta a produrre documenti individuati in modo sufficientemente preciso e circoscritto, e non anche a compiere attività di ricerca ed elaborazione degli stessi, atteso che richieste generiche sottoporrebbero l'Amministrazione a ricerche incompatibili sia con la funzionalità dei plessi, sia con l'economicità e la tempestività dell'azione amministrativa, di guisa che la relativa istanza non può essere generica, eccessivamente estesa o riferita ad atti non specificamente individuati (cfr. , ex multis , Consiglio di Stato , sez. IV 12 gennaio 2016 n. 68; Cons. Stato, Sez. IV, Sent., 04/05/2018, n. 2665).

2.1.4. Nel caso di specie, parte ricorrente riferisce la richiesta ostensiva in maniera eccessivamente generica a “ interlocuzioni tra lo scrivente e l’Amministrazione prima dell’assegnazione dello scrivente presso l’Ufficio servizi agenti ” e ad “ ogni altro eventuale atto non espressamente indicato nella determinazione in riferimento (compresi gli eventuali appunti e/o pareri resi da autorità diverse da quelle formalmente indicate nella stessa) ” non periziandosi di individuare in maniera sufficientemente circoscritta atti che abbiano effettiva forma documentale e che siano stati effettivamente formati dalla p.a.

Al contrario, gli atti in questione vengono qualificati come mere interlocuzioni (peraltro intercorse tra l’amministrazione e il ricorrente, e delle quali, dunque, quest’ultimo dovrebbe avere contezza) e come documenti ulteriori della cui effettiva formazione neppure si ha certezza.

2.1.5. Tuttavia, la domanda di accesso deve avere un oggetto determinato o quanto meno determinabile, e non può essere generica; deve riferirsi a specifici documenti già esistenti in rerum natura senza necessità di un'attività di elaborazione di dati da parte del soggetto destinatario della richiesta o formazione di documenti nuovi (Cons. Stato, Sez. III, 21/10/2013, n. 5099; Cons. Stato, Sez. VI, 20 maggio 2004, n. 3271; Cons. Stato, Sez. VI, 10 aprile 2003, n. 1925; Cons. Stato, Sez. IV, 13 giugno 2013, n. 3267; ex multis, T.A.R. Sicilia, Palermo, Sez. I, 13/5/2021, n. 1529).

Pertanto, il diniego di accesso agli atti può essere legittimamente opposto in ragione della genericità dell'istanza, sia sotto il profilo dei documenti richiesti, sia sotto quello del labile interesse all'ostensione, atteggiandosi l'indeterminatezza della domanda a un sostanziale controllo generalizzato sull'attività amministrativa (v. T.A.R. Lazio Roma, Sez. II bis, Sent., 16/01/2025, n. 755).

Ancora, si è osservato che il diritto di accesso riguarda esclusivamente i documenti esistenti e detenuti dall'amministrazione, così che esso non può essere invocato allorché l'interessato non chieda l'esibizione di documenti di cui sia certa l'esistenza, ma intenda provare l'esistenza di documenti che egli afferma essere stati a suo tempo formati o che sono detenuti presso altra amministrazione (ex plurimis, Consiglio di Stato sez. VI, 24 marzo 2025, n. 2396; T.A.R. Campania - Salerno, Sez. I, Sent., 08/11/2025, n. 1821).

3. In definitiva, una volta intervenuta, seppur a seguito della proposizione del presente gravame, l’ostensione della relazione di servizio sulla cui base è stato adottato il provvedimento di restituzione del ricorrente al servizio turni, non possono trovare accoglimento le residue pretese avanzate dal ricorrente stesso, riferendosi queste alla presunta mancata esibizione di atti che, tuttavia, non sono stati neppure sommariamente identificati e della quale non viene dalla stessa parte ricorrente neppure data per certa la loro esistenza.

4. Alla luce delle suesposte considerazioni va in parte dichiarata cessata la materia del contendere. Per la parte restante il ricorso è infondato e va respinto.

5. La parziale reciproca soccombenza delle parti nel giudizio giustifica l’integrale compensazione delle spese di lite.

P.Q.M.

Il Tribunale Amministrativo Regionale per la Sardegna (Sezione Prima), definitivamente pronunciando sul ricorso, come in epigrafe proposto, così provvede:

-in parte dichiara cessata la materia del contendere e in parte lo respinge siccome infondato.

Spese compensate.

Ordina che la presente sentenza sia eseguita dall'autorità amministrativa.

Ritenuto che sussistano i presupposti di cui all'articolo 52, commi 1 e 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (e degli articoli 5 e 6 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016), a tutela dei diritti o della dignità della parte interessata, manda alla Segreteria di procedere all'oscuramento delle generalità.

Così deciso in Cagliari nella camera di consiglio del giorno 10 dicembre 2025 con l'intervento dei magistrati:

Marco UR, Presidente

Gabriele Serra, Primo Referendario

ER IX, Referendario, Estensore

L'ESTENSORE	IL PRESIDENTE
ER IX	Marco UR

IL SEGRETARIO

In caso di diffusione omettere le generalità e gli altri dati identificativi dei soggetti interessati nei termini indicati.