Pubblicato il 22/12/2025

N. 04231/2025 REG.PROV.COLL.

N. 02856/2024 REG.RIC.

REPUBBLICA ITALIANA

IN NOME DEL POPOLO ITALIANO

Il Tribunale Amministrativo Regionale per la Lombardia

(Sezione Terza)

ha pronunciato la presente

SENTENZA

sul ricorso numero di registro generale 2856 del 2024, proposto da
Actass S.r.l., in persona del legale rappresentante pro tempore, rappresentato e difeso dagli avvocati Chiara Benamati, Nicoletta Collalto, con domicilio digitale come da PEC da Registri di Giustizia;

contro

Comune di Mortara, in persona del legale rappresentante pro tempore, rappresentato e difeso dall’avvocato ZI Aronica, con domicilio digitale come da PEC da Registri di Giustizia;

per l’annullamento

della deliberazione della Giunta Comunale n. 109 del 1/8/2024, pubblicata sull’Albo Pretorio dal 1/8/2024 al 15/8/2024 di approvazione della proposta di deliberazione n. 112 del 31/7/2024 recante “Determinazione delle tariffe per la produzione ed il rilascio di copia degli atti amministrativi formati e detenuti stabilmente presso il Comando di Polizia Locale”, nella parte in cui fissa una tariffa di € 180,00 per il “rilascio di copia integrale sinistro stradale a mezzo posta elettronica certificata (pec) oppure tramite l’indirizzo e-mail indicato dal richiedente”

Visti il ricorso e i relativi allegati;

Visto l’atto di costituzione in giudizio di Comune di Mortara;

Visti tutti gli atti della causa;

Relatore nell’udienza pubblica del giorno 30 ottobre 2025 il dott. ZI RN e uditi per le parti i difensori come specificato nel verbale;

Ritenuto e considerato in fatto e diritto quanto segue.

FATTO e DIRITTO

1) Dalle allegazioni delle parti e dalla documentazione prodotta in giudizio emerge che:

- Actass è una società operante nel settore della gestione dei sinistri di ogni ramo e si occupa principalmente di effettuare ricerche, richiedere documenti e verbali, svolgere accertamenti antifrode sui sinistri anche su incarico di Compagnie di Assicurazione nazionali ed internazionali; in tale contesto, Actass richiede ai Comandi di Polizia Locale intervenuti sui luoghi dei sinistri, copia dei relativi verbali;

- con pec del 24/02/2024 e del 21/05/2024 la ricorrente chiedeva alla Polizia Locale di Mortara di poter acquisire ai sensi della L. 241/1990, copia delle relazioni d’incidente stradale (prot. n. 5/2024 e 14/2024). In pari data, perveniva riscontro della Polizia Locale che invitava a ripresentare l’istanza mediante il portale www.incidentistradali.com. Il successivo 27/02/2024, Actass informava di non volersi avvalere del portale per l’inoltro delle istanze di accesso agli atti alla Pubblica Amministrazione ma di continuare ad utilizzare la pec, ritenendo ciò consentito dalla normativa in tema di accesso agli atti;

- l’Amministrazione escludeva tale possibilità, richiamando la delibera della Giunta Comunale del 27/12/2022, n. 218 la quale imponeva soltanto l’utilizzo del portale;

- il sostanziale diniego di accesso agli atti veniva sottoposto al Difensore Civico della Regione Lombardia, che, con provvedimento del 15/07/2024, accoglieva la richiesta di riesame;

- con deliberazione del 01/08/2024 n. 109, la Giunta Comunale stabiliva, con decorrenza dal 12 agosto 2024, una nuova disciplina della visione e del rilascio di copie di atti riguardanti incidenti stradali rilevati dal Comando di Polizia Locale e di atti comunque prodotti e/o detenuti dallo stesso Ufficio, prevedendo che le richieste di rilascio delle relazioni di incidente stradale potevano essere alternativamente presentate tramite: a) il portale www.incidentistradali.com; b) posta elettronica certificata (pec) da inviarsi all’indirizzo istituzionale del Comune di Mortara;

- la delibera determinava le tariffe del servizio offerto, stabilendo, tra l’altro, i seguenti valori: 1) euro 30,00 per “Rilascio copia integrale sinistro stradale (senza fascicolo fotografico) tramite il portale www.incidentistradali.com”; 2) euro 45,00 per “Rilascio copia integrale sinistro stradale (completa di fascicolo fotografico) tramite il portale www.incidentistradali.co”; 3) euro 180,00 per “Rilascio copia integrale sinistro stradale a mezzo posta elettronica certificata (pec) oppure tramite l’indirizzo e-mail indicato dal richiedente;

- la delibera precisava, a giustificazione della differenza tariffaria, che “l’evasione delle richieste inviate tramite posta elettronica certificata (pec) comporta un aggravio di lavoro e dispendio di tempo del personale di P.L. incaricato rispetto a quello necessario per la gestione di analoghe istanze presentate tramite il citato portale, con l’ulteriore coinvolgimento del personale di altri Settori del Comune di Mortara (ovvero dell’Ufficio Protocollo, Ragioneria ed Economato)”.

2) La società ricorrente, a fronte dei diversi valori tariffari fissati dall’amministrazione, lamenta, con più censure che possono essere trattate congiuntamente, perché strettamente connesse sul piano logico e giuridico, la disparità di trattamento tariffario in ragione delle mere modalità di presentazione della richiesta, il difetto di motivazione e l’irragionevolezza dei valori determinati per il caso di richiesta avanzata via PEC. Inoltre si contesta la violazione dell’art. 25 della legge 1990 n. 241, in quanto i valori determinati non sarebbero coerenti con la spettanza solo del recupero del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché di diritti di ricerca e di visura. Inoltre, i valori definiti sarebbero irragionevoli e sproporzionati. Infine le misure adottate renderebbero irragionevolmente difficoltoso l’esercizio del diritto di accesso.

Le censure sono fondate.

In particolare, il Tribunale osserva che:

- l’art. 25 della legge 1990 n. 241 consente l’esercizio del diritto di accesso mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, precisando che l’esame dei documenti è gratuito, mentre “il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura”;

- in ordine ai costi dell’accesso, la giurisprudenza, cui aderisce il Tribunale, ha posto alcuni principi in forza dei quali, ferma restando la gratuità dell’esame documentale, “l’Amministrazione, nella fissazione dei costi per la riproduzione deve limitarsi a richiedere l’importo esatto dell’onere di riproduzione in concreto delle copie secondo i criteri di ragionevolezza e proporzionalità. In ogni caso quindi la somma richiesta non può eccedere i costi effettivi sopportati, escluso ovviamente qualsiasi utile, non potendo l’amministrazione ricavare profitti dall’esercizio di un’attività istituzionale connessa al diritto di accesso” (cfr. ex multis, Cons. St., sez. III, 12.02.2024, n. 1366; T.A.R. Toscana, n. 11/2017);

- del resto, eventuali oneri conseguenti all’esercizio di tale diritto, “per la parte che eccede il mero costo di riproduzione, vanno quindi, finanziati attraverso la fiscalità, in tema di bollo e di diritti di segreteria e di visura, al pari di quanto avviene per gli altri diritti correlati al funzionamento del meccanismo democratico”, poiché va escluso che mediante la determinazione tariffaria possa istituirsi in sostanza “una tassa extra ordinem”, laddove la tariffa sia finalizzata “a coprire i costi delle attività di ricerca e messa a disposizione della documentazione” (cfr. giur cit.);

- nel caso di specie, l’amministrazione ha fissato un valore tariffario di 180 euro per il caso di rilascio della copia integrale del sinistro stradale a mezzo di posta elettronica certificata, oppure tramite e-mail all’indirizzo indicato dal richiedente, nondimeno la quantificazione della tariffa è affidata ad una motivazione che si limita ad asserire l’aggravio di lavoro e il dispendio di tempo del personale, rispetto alla gestione di analoghe istanze tramite il portale utilizzato dall’amministrazione;

- si tratta di affermazioni del tutto generiche, che non assumono consistenza neppure in ragione delle deduzioni sviluppate in sede processuale - comunque consistenti in un’inammissibile integrazione motivazionale postuma - poiché non ancorate a puntuali risultanze istruttorie che valgano a giustificare l’ingente tariffa fissata dall’amministrazione;

- la citata norma di riferimento prevede per il caso di estrazione di copia l’applicazione di eventuali diritti di segreteria (c.d. diritti di ricerca e visura), nonché, ove si tratti di copie conformi, dell’imposta di bollo, ma tali valori devono essere ancorati a documentati e verificabili dati oggettivi, di cui non vi è traccia nel caso di specie (ex multis Tar Lazio n. 22196/2024; già Cons. St. ordinanza n. 1900/2015);

- anche l’art. 7, comma 6, del DPR n. 184/2006 (Regolamento sul diritto d’accesso) prevede che “la copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti ai sensi dell’articolo 25 della legge (241, n.d.r.) secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni”;

- nondimeno, come chiarito dalla giurisprudenza (Tar Toscana n. 11/2017) la norma deve essere letta in modo sistematico e razionale, affinché il “principio” di gratuità non venga di fatto cancellato da un semplice “criterio” di remuneratività. L’amministrazione non può, infatti, imporre diritti in misura contrastante con il ricordato principio di tendenziale gratuità del diritto d’accesso, ribadito nella specie anche dall’art. 12 dello Statuto comunale;

- ne deriva che i “diritti” non possono essere svincolati da criteri di ragionevolezza e proporzionalità e, del resto, nel caso di ordinarie ricerche di atti chiaramente indicati o agevolmente individuabili l’importo che può essere applicato è inevitabilmente assai modesto, anche per non trasformare l’onere economico in un ostacolo al fondamentale e ormai diffuso esercizio del diritto di accesso o in una misura deterrente (cfr. giur cit);

- l’amministrazione, ferma restando la carenza motivazionale che vizia l’atto impugnato, afferma in sede difensiva che la lavorazione completa di una pratica di accesso via PEC può richiedere varie ore di lavoro di un agente o impiegato, “specie se il fascicolo del sinistro è voluminoso (verbale, fotografie, perizie, ecc.) e se occorre interloquire con il richiedente per chiarimenti o inviare comunicazioni di pagamento”;

- si tratta di affermazioni apodittiche, che non giustificano la tariffa di 180 euro stabilita con la delibera impugnata e che, del resto, si sostanziano in considerazioni ipotetiche legate all’eventuale voluminosità del fascicolo non ancorate ai costi effettivi di ogni specifica istanza di accesso;

- ne deriva che la delibera impugnata, oltre ad essere viziata sul piano motivazionale, neppure sottende un’effettiva istruttoria e si risolve nella fissazione di una misura incidente in modo sproporzionato sul diritto di accesso, realizzando un’illegittima discriminazione in ragione dello strumento utilizzato – pec o portale - per l’esercizio del diritto stesso.

Ne deriva la fondatezza delle censure proposte.

3) In definitiva, il ricorso è fondato e deve essere accolto.

Le spese seguono la soccombenza e vengono liquidate in dispositivo.

P.Q.M.

Il Tribunale Amministrativo Regionale per la Lombardia (Sezione Terza)

definitivamente pronunciando:

1) accoglie il ricorso e annulla il provvedimento impugnato, indicato in epigrafe;

2) condanna l’amministrazione resistente al pagamento delle spese di lite, liquidandole in euro 3.000,00 (tremila), oltre accessori di legge.

Ordina che la presente sentenza sia eseguita dall’autorità amministrativa.

Così deciso in Milano nella camera di consiglio del giorno 30 ottobre 2025 con l’intervento dei magistrati:

IC SO, Presidente

ZI RN, Consigliere, Estensore

Roberto Lombardi, Consigliere

L'ESTENSORE	IL PRESIDENTE
ZI RN	IC SO

IL SEGRETARIO